Weer veilig naar kantoor? Laat dit je werkgever lezen!

De tijd en locatie van ons werk leek tot maart 2020 vanzelfsprekend, maar dat is inmiddels wel veranderd. Door de coronacrisis zijn we gewend geraakt aan een nieuwe manier van werken: het is tijd voor hybride werken.

Alhoewel we de gemakken en efficiëntie van thuiswerken hebben ontdekt, zullen werknemers nog steeds graag naar kantoor gaan om elkaar te ontmoeten, om te vergaderen en voor brainstormsessies en creatieve processen. Maar ook voor persoonlijke één-op-één gesprekken (bijvoorbeeld een HR-medewerker die nieuwe kandidaten aan moet nemen of een afdelingsmanager die een beoordelingsgesprek voert) zal de kantoorruimte nog gewenst zijn.

Laat dit je werkgever lezen!

Wil jij ook na de crisis standaard (gedeeltelijk) thuiswerken? Tussen de 40 en 60 procent van de door corona gedwongen thuiswerkers geeft aan ook na de crisis vaker thuis te willen werken dan voor de uitbraak. De voorkeur gaat hierbij uit naar 1 tot 3 dagen per week thuiswerken.

Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft de combinatie van thuiswerken en op kantoor werken veel voordelen wanneer u het in goede banen leidt. Niet alleen omdat veel werknemers dus aangeven dit prettig vinden (vanwege de lekkere broodjes van de bakker om de hoek, het hardlooprondje in de middag of simpelweg het vermijden van de files), maar ook voor werkgevers kan het een behoorlijke besparing opleveren. Denk aan een forse vermindering in reiskostenvergoeding en het feit dat de werkplek op kantoor door meerdere collega’s gebruikt kan worden, waardoor kantoorruimte anders kan worden ingedeeld. In dit artikel bieden wij informatie over hybride werken en de uitdagingen van een coronaproof kantoor.

Wat is hybride werken?

Een hybride werkcultuur houdt in dat werknemers de locatie waar het werk plaatsvindt flexibel kunnen kiezen. De werklocatiekeuze wordt bepaald door de aard van de activiteit en gemaakt op basis van functionaliteit, effectiviteit, menselijkheid, plezier en – in ieder geval voor de duur van de coronacrisis – gezondheid. In hybride culturen is het kantoorgebouw in principe alleen nog noodzakelijk voor activiteiten waarbij de fysieke aanwezigheid van meerdere collega’s tegelijkertijd vereist is. In de praktijk betekent dit dat werkzaamheden deels op kantoor en deels vanuit huis worden uitgevoerd. Voor u als werkgever ligt er de uitdaging om te zorgen voor de juiste combinatie van vaste fysieke ontmoetingsruimten, (flex)werkplekken op kantoor en een goed uitgeruste, gezonde werkplek thuis.

Deze nieuwe manier van werken, vraagt ook om een nieuwe manier van communicatie en leiding geven. Er dient een nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken te worden gevonden. Faciliteer flexibiliteit, maak een communicatie-ritme en houd rekening met ieders persoonlijke voorkeuren en omstandigheden. Een goedwerkende structuur biedt iedereen vervolgens de vrijheid om naar eigen mogelijkheden en behoeften te werken. Maar hoe creëert u die hybride werkcultuur precies?

Op kantoor in een anderhalvemetersamenleving

Als werkgever wilt je jouw werknemers een veilige werkomgeving bieden waarin rekening wordt gehouden met de gevolgen van het coronavirus en de impact van de anderhalvemetersamenleving. Hoe pak je dat aan? Veel bedrijven zullen hier het afgelopen jaar al mee bezig zijn geweest, maar er zijn ook genoeg bedrijven die nog wel wat puntjes op de i kunnen gebruiken. Het coronaproof inrichten van de werkomgeving is het halve werk, maar dan begint het eigenlijk pas.

Een paar algemene zaken waarmee u rekening kunt houden:
– Reguleer drukte op kantoor. Stel een maximale bezettingsgraad per werkruimte vast, waarbij iedereen 1,5e meter afstand tot elkaar kan houden. Het reguleren van de drukte op kantoor kunt u op verschillende manieren aanpakken, door bijvoorbeeld te werken met een rooster of een werkplekreserveringssysteem. Zo kunt u het aantal aanwezige personen in het kantoorpand onder een bepaalde grens houden.
– Werk in vaste, zo klein mogelijke teams en wijs werknemers vaste (werk)plekken toe. Plaats werkplekken op minimaal 1,5e meter afstand van elkaar in de ruimte of markeer de werkplekken die niet gebruikt mogen worden.
– Ga niet onnodig bij andere teams afdelingen langs; doe zoveel mogelijk per mail en telefoon. Laat teams in fases op vaste tijdstippen naar het werk komen. Mijdt woon/werkverkeer tijdens de spitsuren, dus houd hier bij het maken van de indeling rekening mee.
– Voorkom dat werknemers vervallen in ‘oud gedrag’. Zodra de bezetting weer gaat toenemen zal dit extra aandacht vragen. Informeer werknemers met een (wekelijkse) informatiemail of door middel van posters of schermen in aankomsthal, lunchruimte of op de gangen.
– Denk ook aan randzaken in de kantoorinrichting: Breng op plekken waar een rij kan ontstaan markeringen aan om de 1,5e meter afstand aan te geven. Voorzie – indien mogelijk – looproutes van een eenrichtingsverkeer. Zorg voor voldoende ventilatie en schakel recirculerende systemen uit.

Beloon flexibiliteit en geef aandacht aan mentale fitheid!

Mentale fitheid is net zo belangrijk als een goede werkhouding, maar de coronacrisis kan een grote impact hebben op de mentale gezondheid van werknemers. Doordat werk wegvalt of juist enorm toeneemt of doordat het dagelijks contact met collega’s wordt gemist. Naast dagelijkse zorgen of irritaties, ervaren veel werknemers onzekerheid of angst voor het virus of de toekomst van hun werk. Als werkgever kun je waarschijnlijk niet alle zorgen en ongemakken wegnemen, maar u kunt wel houvast en steun bieden door gevoelens van onzekerheid en angst serieus nemen.

Daarnaast is het van belang om met elkaar in gesprek te blijven en op zoek te gaan naar een nieuw werkbaar communicatiemanier en werkritme. Als leidinggevende kun je jouw werknemers begeleiden door jouw vertrouwen en begrip te uiten, duidelijk aan te geven wat je van hen verwacht en regelmatig te controleren of jouw verwachtingen duidelijk zijn. Spreek met elkaar af binnen hoeveel tijd er op iets gereageerd moet worden; maak per medium (WhatsApp, mail, Slack, Trello, etc.) een onderscheid. Door een ritme per communicatiekanaal af te spreken, kunnen hoofd- en bijzaken ook op afstand goed gescheiden worden en kunnen werknemers hun eigen tijd flexibeler indelen. In hybride werkculturen laten werknemers betrokkenheid zien door output, resultaten, ideeën en persoonlijk contact met collega’s in plaats van ‘werken om het werken’. Zorg dus dat u manieren vindt waarop dit (online) zichtbaar is voor alle betrokkenen.

Naast de praktische maatregelen, spelen dus ook andere factoren mee bij een veilige werkomgeving. Inmiddels weten we dat de wijzigingen in onze manier van werken van een tijdelijke oplossing naar een structurele verandering schuiven. Het kan zijn dat er groot aanpassingsvermogen nodig is van jouw werknemers in het werkproces. Voor veel werkenden betekent de coronapandemie dan ook een permanente shift. Dit kan erg veel extra inspanningen en stress met zich meebrengen. Er wordt dus een enorm beroep gedaan op ieders flexibiliteit.

Bij Paagman zijn we van alle markten thuis. Wij bieden niet alleen oplossingen voor de (thuis)werkplek, maar hebben net zo veel aandacht voor ontspanning en ontwikkeling. Wil je jouw team na al die aandacht voor de fysieke gezondheid ook met een stukje geestelijke gezondheid en voedsel voor de geest belonen? Ook dan ben je bij Paagman aan het juiste adres. Wij staan klaar voor je!

En wil je meer tips over thuiswerken? Lees dan dit artikel!

Header Designed by pch.vector / Freepik
Geschreven door
Meer van Redactie Paagmag

Kinderboekentips: het is tijd voor meer diversiteit!

Tekst: Nelleke Groot Kinderboeken kunnen ons veel leren. Het is fijn om...
Lees verder