Tekst: Yolanda van Dongen – Van Dongen en Co.
Sinds het begin van de coronacrisis vliegen de online borrels, koffie-uurtjes, vrimibo’s (vrijdag middag borrels) en andere sociale activiteiten je om de oren. Alles om de betrokkenheid bij elkaar te behouden en te versterken. En hoe makkelijk het is om de verbinding live te krijgen, online is het zoeken naar de juiste manier.
Zoals het er nu naar uitziet, werken we voorlopig nog wel vanuit huis. Hoe behoud je de betrokkenheid en versterk je de onderlinge samenwerking online?
1. Zorg voor structuur
Vat samen en herhaal. Mensen gedijen het beste op structuur, zorg er dus voor dat je team weet wat ze kunnen verwachten en wat er van ze verwacht wordt. In virtuele meetings is het soms moeilijk om het overzicht te houden en mensen raken sneller afgeleid dan in een live meeting. Zeker als er meer dan 3 deelnemers zijn. Het is daarom belangrijk om vaak samen te vatten wat er is gezegd, de actiepunten te herhalen aan het einde van een agendapunt en te vragen of iedereen alles heeft begrepen voordat je doorgaat naar een volgend punt.
2. Zorg voor focus
Geef vooraf aan waar jullie het in de online bijeenkomst over gaan hebben. Is er een agenda? Is het een ‘social get together? Is het een brainstormsessie? Of gaat het over bepaalde thema’s waar eenieder zich vooraf op kan voorbereiden?
3. Rituelen en inside jokes
Maak plezier. Op kantoor is een team niet alleen verbonden door het inhoudelijke werk. De verbinding ontstaat ook – of misschien wel vooral – doordat iedereen met elkaar in één kantoor zit. Teams ontwikkelen in die tijd rituelen en grapjes die alleen zij begrijpen. Dit valt vaak weg wanneer een team op afstand werkt.
Probeer hier dus in de virtuele meetings ook ruimte voor te laten. De verbinding die dan ontstaat zorgt op de langere termijn voor een veel duurzamere samenwerking dan wanneer de meetings alleen maar gaan over het afvinken van agendapunten.
4. Hou de aandacht erbij
Zet technische notificaties uit. Meetings via online platformen hebben een hoger risico op afgeleide deelnemers dan wanneer een meeting live plaatsvindt. Dit heeft niets te maken met onwil, maar is een bijproduct van de techniek die we gebruiken voor deze online meetings. Omdat je deze meetings bijwoont via de computer of je mobiele telefoon, is het makkelijk om afgeleid te worden door appjes, mailtjes en andere notificaties. Vraag daarom of alle deelnemers al deze meldingen uitzetten tijdens de meeting en spreek teamleden er op aan als ze overduidelijk iets anders aan het doen zijn.
5. Zet de camera aan
In aanvulling op het vorige punt; Wees zichtbaar. Het lijkt vanzelfsprekend en zó belangrijk dat ik het toch nog apart hier vermeld: zet je camera aan! Online meetings zijn daarin niet anders dan de offline variant, je wil je gesprekspartner(s) kunnen zien want alleen op die manier voel je de verbinding.
6. “Vertel eens iets leuks, iets anders”
Start je online bijeenkomst met iets niet werk-inhoudelijks. In deze tijden overheerst er vaak een gevoel van onzekerheid, onrust en soms ook negativiteit. Nu is gedeelde smart wel halve smart – een bijzondere vorm van solidariteit – maar het komt de motivatie van een team vaak niet ten goede. Start en/of eindig meetings daarom eens met de vraag “Heb jij iets leuks meegemaakt deze week” of “Welke goede serie heb jij de afgelopen week gekeken” of “Wat is jou in de afgelopen week het meeste opgevallen in het nieuws?”. Positieve, luchtige vragen zorgen ervoor dat de meeting met een vrolijke noot start en/of eindigt. Ook als de vergadering over taaiere onderwerpen gaat – of misschien juist dan wel!
7. Vergeet de kracht van chatten niet
Maak een chat-app aan. Nu zijn we natuurlijk allemaal in de ban van “Zoomen/Skypen/Teams”, maar vergeet ook de kracht van een groepschat op bijvoorbeeld Slack of Whatsapp niet. Hier kunnen mensen de dingen delen die ze anders op kantoor “in de groep” zouden gooien. Maak een groep aan voor het team en maak afspraken wat je hier wel en niet in wilt delen.
8. Bespreek elkaars kwaliteiten
Hebben jullie wel eens bewust stil gestaan bij alle kwaliteiten in jullie team? Wie is waar goed in? Wie draagt wat bij? Besteed een online sessie hieraan. Iedereen schrijft voor elkaar minimaal 2 kwaliteiten op en online spreken jullie deze hard op uit naar elkaar. Wat een cadeaus deze complimenten! Niet alleen leuk om te geven en ontvangen maar ook om nog bewuster in te gaan zetten in het dagelijks werk.
9. Zet hulpmiddelen in
Hulpmiddelen om van start te gaan. Soms is het handig om hulpmiddelen in te zetten om op weg geholpen te worden. Als Van Dongen & Co. – netwerkorganisatie met trainers en teamcoaches – zijn wij hard bezig om manieren te bedenken om de effectiviteit van teams op afstand te vergroten. Het Van Dongen & Co. kaartenspel ‘Waag de Vraag – Voor meer betrokkenheid’ is een handig hulpmiddel om – zowel online als live – kennis met elkaar te maken en laagdrempelig thema’s bespreekbaar te maken. De vraagkaarten zetten op een prettige manier aan tot een gesprek om de betrokkenheid bij elkaar te vergroten, focus te realiseren, betere resultaten te boeken en meer werkplezier te creëren. Goed te gebruiken bij punt 6 ‘Vertel eens iets leuks’. Andere kaartspellen van Van Dongen & Co. zijn Bouwen aan Vertrouwen en Werken aan Versterken.
